Fast jeder fünfte Mittelständler will ins digitale Büro investieren

Ein Grund für diese deutlichen Unterschiede liegt in der Entscheidungsstruktur der Unternehmen. Während in 86 Prozent der mittelständischen Unternehmen die Geschäftsleitung maßgeblichen Einfluss auf die Investitionsentscheidungen rund um das Digital Office nimmt, bindet nicht einmal jeder Zweite (45 Prozent) die IT-Verantwortlichen ein und nur in dem jedem achten (12 Prozent) können die Anwender in den Abteilungen an der Entscheidung mitwirken.

In den Großunternehmen sieht das Bild anders aus. Hier liegt die maßgebliche Entscheidung in nur 57 Prozent der Fälle bei der Geschäftsleitung, die IT-Experten werden aber in 77 Prozent der Unternehmen einbezogen. Und auch die Anwender haben in jedem dritten Großunternehmen (33 Prozent) ein maßgebliches Wort mitzureden.

„So richtig es ist, eine zentrale Strategie für das Digital Office zu haben und so wichtig es ist, dass diese Strategie von der Geschäftsleitung getragen wird, so entscheidend ist aber auch auf die Fachkompetenz der Mitarbeiter“, sagte Biffar. „Nur so können Lösungen ausgewählt werden, mit denen am Ende alle Beteiligten gut und gerne arbeiten und die Arbeitsabläufe im gesamten Unternehmen verbessern.“

Nach Ansicht des Bitkom führt auch die technologische Entwicklung dazu, dass die Einstiegshürden für eine Digitalisierung des Büros im Mittelstand sinken. Wurden vor vier Jahren bei den mittelständischen Anwendern von ECM- oder DMS-Systemen noch in 95 Prozent der Fälle die Lösungen auf eigenen Rechnern mit entsprechendem Investitions- und Wartungsaufwand betrieben, so setzen heute nur noch 59 Prozent der Mittelständler auf diese Variante.

44 Prozent nutzen externes Hosting, etwa eine Private-Cloud-Lösung, 5 Prozent setzen auf eine Public-Cloud-Lösung – 2013 waren Cloud-Systeme mit gerade einmal 5 Prozent noch die absolute Ausnahme.

„Cloud Computing hat im Mittelstand den Durchbruch geschafft. Für die Anbieter von ECM- und DMS-Lösungen ist das eine riesige Chance, weil so die Einstiegshürden für die mittelständischen Kunden deutlichen sinken“, so Biffar. „Gleichzeitig ist es eine unternehmerische Herausforderung für die Anbieter, denn statt dem Lizenzverkauf, der gut kalkulierbare und höhere Einnahmen brachte, geht der Trend zu Mietmodellen und Software-as-a-Service.“

Die höchste Relevanz für den Einsatz einer digitalen Dokumentenverwaltung haben für mittelständische Unternehmen aktuell die Themen IT- und Datensicherheit (92 Prozent), Connectivity (86 Prozent) – also die Integration der Systeme mit bestehenden Anwendungen – und die Usability (81 Prozent), also die Nutzerfreundlichkeit. Deutlich seltener genannt werden die Themen Teamarbeit (49 Prozent), Cloud Computing (40 Prozent) und Big Data bzw. Smart Data (39 Prozent).

Geschäftsführer und IT-Verantwortliche aus mittelständischen Unternehmen können sich am 12. September auf der erstmals vom Bitkom veranstalteten „Digital Office Conference“ über die Top-Trends rund um das digitale Büro informieren. Es geht um den Arbeitsplatz von Morgen ebenso wie um die Frage, wie Logistik und Produktion sinnvoll digitalisiert werden können.

Welche Rolle spielt dabei das Internet of Things, wie lassen sich Wearables wie Smart Glasses so einbeziehen, dass daraus die größte Wertschöpfung resultiert? Biffar: „Die Digital Office Conference richtet sich vor allem an Mittelständler, die schon heute den nächsten Schritt beim Digital Office gehen wollen.“ Alle Informationen zur Digital Office Conference unter https://www.office-conference.com/.

Die vollständige Studie „ECM im Mittelstand 2017 - Status Quo und Perspektiven auf dem Weg zum Digital Office“ steht zum kostenlosen Download bereit unter: https://www.bitkom.org/Bitkom/Publikationen/ECM-im-Mittelstand-2017.html