Office goes digital: Zwei von drei Unternehmen sind up-to-date

Jedes dritte Unternehmen (33 Prozent) hat darüber hinaus ohnehin keine bereichsübergreifende Koordinierung. Über die erforderlichen Mitarbeiter, um die Digitalisierung voranzutreiben, verfügen nach eigenen Angaben 63 Prozent der Unternehmen (2016: 58 Prozent).

In den einzelnen Geschäftsbereichen ist die Digitalisierung unterschiedlich stark ausgeprägt. Spitzenreiter ist der Bereich Produktion und Projektabwicklung. Hier erfolgen bereits 70 Prozent der Aktivitäten - über die Büro- und Verwaltungsverfahren hinaus – zu mindestens 50 Prozent digital.

Gleich dahinter folgen Marketing und Vertrieb (68 Prozent). Die Abteilungen Personal und Buchhaltung/Finanzen/Controlling sind jeweils in 67 Prozent der Unternehmen stark digitalisiert. Dahinter folgen die Geschäftsbereiche Einkauf (66 Prozent) und Logistik (64 Prozent).

Digitale Lösungen sind vor allem bei der Digitalisierung von Dokumenten im Einsatz (57 Prozent) und bei weiteren 12 Prozent geplant. Auch die Vorgangssteuerung und das Prozessmanagement erfolgt bereits in jedem zweiten Unternehmen (48 Prozent) digital.

Es folgen Archivierung und Dokumentenmanagement (41 Prozent), Business Collaboration, zum Beispiel virtuelle Teamräume, Foren und Portale (38 Prozent) und die bereichsübergreifende Recherche von Unternehmensinformationen (34 Prozent). Außerdem verwendet bereits fast die Hälfte aller Unternehmen (48 Prozent) Cloud-Lösungen für Büroprozesse.

Ein weiteres Viertel (25 Prozent) hat dies in Planung, 15 Prozent diskutieren den Einsatz. Auch hier sind die großen Unternehmen mit 500 und mehr Mitarbeitern mit 67 Prozent Cloud-Einsatz Spitzenreiter. Die elektronische Rechnung gibt es mittlerweile in 53 Prozent aller Unternehmen – teils existiert die Papierform aber weiterhin nebenher (40 Prozent).

„Der echte Nutzen und Einsparungen dank digitaler ECM-Lösungen entsteht natürlich erst dann, wenn es keine Parallelstrukturen mehr gibt“, sagt Biffar. „Ziel sollte sein, ineffiziente papiergebundene Arbeitsprozesse zu ersetzen. Dabei sollten Informationen mit Hilfe digitaler Lösungen sicher verwaltet werden, um sie zuverlässig und in Sekundenschnelle abrufen zu können – wann und wo auch immer sie gerade gebraucht werden.“

Aus Sicht der Unternehmen hemmen verschiedene Faktoren den Fortschritt der Digitalisierung. Fünf von zehn Unternehmen (52 Prozent, 2016: 60 Prozent) sagen, der Investitionsbedarf sei zu hoch. Beinahe ebenso viele (51 Prozent) befürchten den Zugriff auf sensible Unternehmensdaten (2016: 41 Prozent) oder haben zu wenig qualifiziertes Personal (50 Prozent, 2016: 55 Prozent).

Jedem dritten Unternehmen (34 Prozent) ist der wirtschaftliche Nutzen noch unklar (2016: 37 Prozent). Ein Viertel (25 Prozent, 2016: 28 Prozent) meint, dass es innerhalb des Unternehmens Widerstand gegen die Digitalisierung gibt.

„Eine große Herausforderung ist es, den Menschen die Angst vor der Digitalisierung zu nehmen. Aber spätestens, wenn die Aktenschränke mehr Bürofläche einnehmen als die Mitarbeiter, ist es Zeit, ECM-Lösungen einzuführen“, sagte Biffar. Allerdings dürfe die Belegschaft auf dem Weg zum digitalen Büro nicht verloren gehen.

„Den Mitarbeitern müssen die Chancen und Vorteile verständlich und nachvollziehbar aufgezeigt werden. Dazu gehören neben Umweltaspekten beispielsweise Zeiteinsparungen im Tagesgeschäft, so dass mehr Zeit für die wichtigen und anspruchsvollen Dinge bleibt.“

Enterprise Content Management auf der Cebit 2018
Auf der Cebit 2018 ist Enterprise Content Management zentrales Thema der Halle 15. Der Besuch in der Bitkom Digital Office Area (Stand E20) bietet Gelegenheit, verschiedene Anbieter und Hersteller von ECM-Lösungen zu treffen und sich über ihre neuesten Lösungen für die digitale Transformation von Geschäftsprozessen zu informieren. Weitere Informationen zum Bitkom-Kompetenzbereich ECM und den Messeaktivitäten gibt es unter www.bitkom.org/ecm.