Deutsche Verbraucher archivieren wichtige Dokumente vor allem auf Papier. Zwar sind Rechnungen und Verträge in digitaler Form einfacher zu verwalten und haben außerdem in vielen Fällen denselben rechtlichen Stellenwert wie ein Papierbeleg. Dennoch sparen sich 8 von 10 Bundesbürgern (82 Prozent) das Einscannen von Rechnungen und Verträgen und heften lieber Papierdokumente ab. Lediglich 6 Prozent scannen ihre Post regelmäßig, um sie digital zu speichern. Fast jeder Zehnte (9 Prozent) digitalisiert zumindest hin und wieder seine Dokumente, um sie auf dem eigenen Rechner oder in der Cloud abzulegen. „Während sich in Unternehmen die digitale Archivierung von Dokumenten weitgehend durchgesetzt hat, sind die meisten Verbraucher noch skeptisch“, sagt BITKOM-Hauptvorstand Andreas Nowottka. Im Schnitt hat jeder Deutsche 7 Aktenordner mit Rechnungen und Verträgen bei sich zu Hause stehen. Dies sind Ergebnisse einer repräsentativen Umfrage im Auftrag des Hightech-Verbands BITKOM.
Die Gründe für den Verzicht auf digitale Speicherung sind sehr unterschiedlich: Jedem Zweiten (53 Prozent), der seine Post nicht einscannt, fehlen die Geräte hierfür. 47 Prozent sehen keinen Vorteil in der digitalen Archivierung von Rechnungen und Verträgen, 38 Prozent macht es zu viel Arbeit. Jeder Achte (12 Prozent) weiß nach eigenem Bekunden nicht einmal, wie Dokumente eingescannt werden können. Auch Sicherheitsaspekte spielen für viele Verbraucher eine Rolle: 37 Prozent derjenigen, die Rechnungen und Verträge nur in Papierform aufbewahren, haben Angst, dass digitale Kopien durch Cyber-Kriminelle gestohlen werden könnten. Knapp jeder Vierte (23 Prozent) befürchtet einen Datenverlust durch einen technischen Defekt, etwa einen Festplattenausfall. Nowottka: „Die Vorteile der digitalen Speicherung von Dokumenten sind vielen Verbrauchern nicht bewusst. So etwa die Möglichkeit, alle Dokumente zu durchsuchen und zu verschlagworten oder mit intelligenten Regeln die Dokumentenarbeit zu erleichtern. Digitale Dokumente lassen sich zudem verschlüsseln und in der Cloud speichern. In der Cloud sind Dokumente auch bei einem Brand oder Einbruch zu Hause sicher.“
Viele Unternehmen speichern ihre Dokumente bereits seit Jahren digital. Damit sparen sie in vielen Fällen mehrere tausend Euro pro Jahr gegenüber der Archivierung von Papierdokumenten. Eingescannte Dokumente werden von den Finanzbehörden anerkannt, auch wenn das Original auf Papier vernichtet wurde. Hierzu müssen jedoch einige Punkte beachtet werden: Die Speicherung der digitalen Dokumente muss den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoBS) entsprechen, wie sie vom Bundesfinanzministerium festgelegt wurden. Zudem muss sichergestellt sein, dass während der gesamten Speicherdauer die digitalen Kopien nicht verändert wurden. Wie bei Papierbelegen müssen auch die digitalen Dokumente jederzeit verfügbar sein. Dokumenten-Management-Systeme (DMS) helfen bei der rechtssicheren Archivierung und bieten zudem weitere Vorteile, etwa den Zugriff von unterwegs.
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Methodik: Für die Angaben zur Nutzung von digitalen und Papierdokumenten hat das Marktforschungsinstitut Aris 1.007 Personen über 18 Jahren befragt. Alle Angaben sind repräsentativ.
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