Meetings: So gestalten Sie Ihre Besprechungen effizient und kurz

Ein Meeting sollte gut vorbereitet sein

Was ist zu tun, um ein Meeting möglichst kurz halten? Eine gute Planung im Vorfeld ist unbedingt notwendig. Dabei ist zunächst zu überlegen, welche Personen überhaupt teilnehmen sollen. Eventuell kann man Methoden bzw. Tools wie Mind-Mapping nutzen.

Darüber hinaus ist zu klären, was der Anlass der Besprechung ist, welche Tagesordnungspunkte festgelegt werden sollen und wann und in welchem Zeitraum das Meeting stattfinden soll.

Dementsprechend wird die Einladung formuliert und an die Mitwirkenden versandt. Der Ablauf muss strukturiert sein. Die Reihenfolge der Themen sollte möglichst eingehalten werden.

Als Richtschnur dient ein Zeitlimit, z. B. zehn Minuten pro Besprechungsthema. Es empfiehlt sich, im Voraus Notizen zu den Themen zu machen, Lösungsansätze zu überlegen und sich mit Fachleuten zu beraten.

Rechtzeitige Informationsbeschaffung spart Zeit

Bei den Teilnehmern des Meetings ist zu beachten, dass sie mit den zu besprechenden Themen vertraut sind. Dazu ist es notwendig, sich im Vorfeld die notwendigen Informationen zu beschaffen.

Die Ergebnisse des Meetings sollten in einem Protokoll festgehalten werden, damit später alles nachgelesen werden kann und Arbeitsaufträge nicht vergessen werden. Auch ist dabei zu beachten, dass es pro Thema nur einen Verantwortlichen gibt – sonst gibt es nämlich keinen Verantwortlichen.

Delegation von Aufgaben an Mitarbeiter

Der Vorgesetzte hat allerdings nicht immer die Zeit, entsprechende Meetings vorzubereiten. Daher kommt es oftmals vor, dass die Vorbereitung an Mitarbeiter delegiert wird.

Sie recherchieren und arbeiten dann Vorschläge aus, wie ein Problem zu lösen ist bzw. gelöst werden könnte. Mitarbeiter beraten sich mit anderen Kollegen in den entsprechenden Teams und sammeln Fakten über Quellen wie Akten, Internet, Gesprächspartner und Telefonate.