Meetings: So gestalten Sie Ihre Besprechungen effizient und kurz

Das Meeting sollte über einen Moderator geleitet werden

In der Regel ist das der Vorgesetzte, der darauf achtet, dass Teilnehmer beim Thema bleiben und nicht zu sehr abschweifen. Außerdem dürfen Beiträge einzelner Kollegen nicht ausufern.

Es darf jeder Mitarbeiter etwas zum Thema beitragen, wenn es sich um nützliche und neue Informationen handelt. Der Moderator hat aber das Recht einzugreifen.

Präsentation und Dokumentation der Sachverhalte

Eine gute Präsentation in der Besprechung ist hilfreich und für denjenigen, der vorträgt, eine Stütze. Darüber hinaus kann so die eingeplante Zeit für die Besprechung eingehalten werden.

Ein Mitarbeiter koordiniert die gesammelten Informationen und bereitet sie übersichtlich als Präsentation auf. Daher ist es auch wichtig, dass Präsentations-Geräte wie Beamer oder Notebook bereitstehen und vor der Besprechung das technische Equipment eingerichtet und auf Funktionalität getestet wurde. Das spart ebenfalls kostbare Zeit.

Die Präsentation kann dann schließlich als Handout den Teilnehmern mitgegeben werden, damit sie alles noch einmal nachlesen können.

Verschiedene Formate einer Besprechung

Das Meeting kann verschiedene Formate bzw. Ursachen haben. So kann die Besprechung beispielsweise eine reine Informationsveranstaltung sein, wobei nur informiert wird und Verständnisfragen geklärt werden.

Ein weiteres Format wäre zum Beispiel eine Diskussionsrunde, in der Problemstellungen erörtert und Lösungen direkt erarbeitet werden.