Effizienz und Effektivität: Das sind beliebte Methoden und Verhaltensweisen für das persönliche und optimierte Zeitmanagement

Management-Methoden

Effizienz und Effektivität sind die Voraussetzungen für Produktivität. Millionen Mitarbeiterstunden gehen jährlich durch ineffizientes Handeln verloren - dabei ist mit einfachen Mitteln schon sehr viel zu erreichen.

Abgrenzung von Effizienz und Effektivität

Effizienz
ist ein Maß für Wirtschaftlichkeit von Maßnahmen, das abhängig von den eingesetzten Mitteln bzw. vom Aufwand ist. Ein Ergebnis soll mit möglichst wenigen Mitteln erreicht werden, also mit einem günstigen Kosten-Nutzen-Verhältnis.

Mit Effektivität wird hingegen die Wirksamkeit von Maßnahmen beschrieben, die unabhängig von eingesetzten Mitteln ist. Hier werden Ist- und Soll-Zustände der zu erreichenden Ziele miteinander verglichen.

Folgende Verhaltensweisen und Methoden sollten Ihnen dabei helfen, Ihre Aufgaben besser zu erledigen:

Stille Stunden einplanen

Reservieren Sie jeden Tag (am besten in Phasen Ihres Leistungshochs) ein bis zwei Zeitstunden, in denen Sie konsequent nur Ihre wichtigsten Aufgaben erledigen. In dieser Zeit ist das Telefon umgeleitet.

Sie rufen danach zurück, beantworten keine E-Mails und akzeptieren auch keine Störungen von Kollegen - Feuerwehreinsätze natürlich ausgenommen. So werden Sie in einer Stunde so effizient arbeiten, wie sonst in der dreifachen Zeit!

Entlastungsfragen

Bei jeder Aufgabe können Sie sich folgende Fragen stellen:

Warum überhaupt?

Falls nicht nötig: Eliminieren

Warum gerade ich?

Falls es auch jemand besser machen kann: Delegieren

Warum ausgerechnet jetzt?

Falls es wichtig, aber nicht dringend ist: Terminieren

Warum in dieser Form?

Falls es im Ablauf optimiert werden kann: Rationalisieren