Effizienz und Effektivität: Das sind beliebte Methoden und Verhaltensweisen für das persönliche und optimierte Zeitmanagement

Priorisieren Sie Ihre Aufgaben in Aufgabenklassen

Erstellen Sie hierfür zunächst ein To-Do-Liste, damit Sie nichts Wichtiges vergessen.

Welche Ihrer Aufgaben sind wichtig? - Diese lassen sich gut planen und terminieren.

Welche Ihrer Aufgaben sind dringend? - Diese lassen sich oft delegieren.

Welche Aufgaben sind dringend und wichtig: Das sind jene Aufgaben, die sie sofort und selbst machen müssen.

Welche Aufgaben sind weder wichtig noch dringend? - z.B. das Schwätzchen in der Kaffeeküche, das private Surfen oder langes Lamentieren über die fehlenden Ressourcen - Diese „Aufgaben“ kosten die meiste Zeit, sind unproduktiv und sollten deshalb eliminiert werden.

Das Paretro-Prinzip

Das Pareto-Prinzip besagt, dass in 20 Prozent Ihrer Zeit bereits 80 Prozent des Ergebnisses erbracht sind. Die restliche Zeit wird meist nur für den (oftmals unnötigen) Feinschliff verwendet.

Ein Beispiel: Sie schreiben eine interne E-Mail. Nach 20 Prozent der üblichen Zeit haben Sie den Text soweit fertig, dass Ihr Kollege arbeitsfähig ist und die Mail versteht.

Sie könnten diese so abschicken und 80 Prozent Zeit sparen. Wenn Sie diese nicht für kleine Korrekturen, Umstellen von Sätzen oder Austauschen von Wörtern verwenden.

Zeitfresser identifizieren und eliminieren

Oft werden betriebliche Rahmenbedingungen als Zeitfresser angegeben - diese gibt es durchaus. Viel mehr aber hat jeder Arbeitnehmer seine individuellen Zeitdiebe, die oft in der eigenen Arbeitsweise begründet sind.

Das kann falsches Kommunikationsverhalten sein, unzureichende EDV-Kenntnisse, fehlende Motivation, ungenügende Vorbereitung usw. Hier ist das meiste Zeitpotential gebunden und damit das größte Optimierungspotenzial vorhanden.

Wenn Sie diese Tipps bei Gelegenheit berücksichtigen, werden Sie Ihr Zeitmanagement besser in den Begriff bekommen und Ihre Work-Life-Balance optimieren.

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