To-Do-Liste: So planen und verwalten Sie Aufgaben effizienter und optimieren Ihr Zeitmanagement

Das Szenario ist Ihnen sicher bekannt. Dem Chef kommt ein Gedankenblitz und all das, was ihm in diesem Moment durch den Kopf schießt, wird als neue Aufgabe auf Sie abgeladen. Natürlich muss es auch möglichst gestern erledigt sein.

Oftmals scheint er dabei zu vergessen, dass Sie bereits mit Ihren bisherigen Aufgaben ausreichend ausgelastet sind. Um dem Vorgesetzten dennoch seine Wünsche zu erfüllen und sich für die nächste Gehaltsverhandlung gut zu positionieren, sollten Sie eine gute Selbstorganisation mitbringen.

Die 1-3-5-Regel sorgt für Struktur

Die Anwendung dieser Regel findet bei der Erstellung Ihrer To-Do-Liste statt und ist ziemlich simpel: Für jeden Tag wird eine Aufgabe festgelegt, die oberste Priorität hat. Sie ist sowohl wichtig als auch dringlich und muss daher am selben Tag abgearbeitet werden.

Im zweiten Schritt werden drei Aufgaben festgelegt, welche zwar ebenso wichtig sind, deren Dringlichkeit jedoch geringer ist. Aus diesem Grund sollten sie im Auge behalten und bearbeitet werden, müssen jedoch nicht zwingend am selben Tag fertiggestellt werden.

Die letzte Rubrik umfasst fünf weniger wichtige, nicht dringliche Aufgaben. Diese sind als Erinnerung gedacht und können bearbeitet werden, sobald noch etwas Zeit zur Verfügung steht.

Wenden Sie diese Regel auf Ihre täglichen To-Do-Listen an und Sie werden schon nach einiger Zeit eine bessere Struktur in Ihrem Arbeitsalltag feststellen, die sich auch durch Sonderaufgaben des Chefs nicht so leicht ins Wanken bringen lässt.

Wichtig ist hierbei - wie so oft im Leben - das konsequente Führen der Liste. Es bringt nichts, wenn alle paar Tage mal eine Liste erstellt wird, von der man mit etwas Glück die oberste Aufgabe abhaken kann.